보관기간과 전자화 문서
정산서를 만든 뒤에도 보관 의무는 남습니다. 보관기간과 전자화 요건을 알아 두면 폴더 구조를 처음부터 맞출 수 있습니다.
기간
- 5년 — 법인세법 §116①은 증명서류를 법정신고기한이 지난 후 5년간 보관하도록 정합니다.
- 7년 — 국세기본법 §85의3②은 역외거래 관련 장부·증빙을 7년으로 정합니다.
- 개인사업자 — 소득세법 §160①의 장부 비치·기록 의무가 함께 적용됩니다.
구체적인 기산점과 예외는 사업 형태·거래 유형에 따라 달라질 수 있어 세무 담당자 확인이 필요합니다.
전자화 문서로 보관하기
국세기본법 §85의3④는 전자화 문서의 보관 방법을 따로 정합니다. 실무에서는 다음 네 가지를 지키는 방식이 흔합니다.
- 원본과 같은 내용임을 확인할 수 있게 스캔·촬영본을 남긴다(이 앱의 PDF가 그 역할).
- 파일명에 연월과 거래처를 넣어 검색되게 한다. 예:
2026-11_경비정산_김대리.pdf - 월별 폴더를 나누고 목록표(첫 장)로 그 달 전체를 요약한다.
- 백업을 한 곳 더 둔다(외장 드라이브·회사 NAS). 개인 클라우드에 카드 사진을 올리는 것은 사규와 함께 판단하세요.
이 앱은 사진을 서버로 보내지 않습니다. 보관 위치를 정하는 것은 사용자이고, 도구는 한 달치를 한 파일로 묶는 일까지만 합니다.
파기
보관기간이 지난 파일은 삭제 사실을 남기고 지우는 편이 안전합니다. 카드번호·이름이 찍힌 사진은 휴지통을 비우기 전까지 휴대폰에 남아 있으니, 정산이 끝나면 촬영 원본을 정리하세요.